Verwerkersovereenkomst

Bepalingen aangaande het verwerken van gegevens.

Definities

Aanbod / Aanbieding	ieder aanbod van Intercept tot het aangaan van een Overeenkomst
Opdrachtgever	de natuurlijke perso(o)n(en) en/of rechtsperso(o)n(en) aan wie Intercept een Aanbieding doet tot het leveren van Producten, het verrichten van Diensten en/of wie met Intercept een Overeenkomst aangaat
Overeenkomst	iedere overeenkomst tussen Partijen op grond waarvan Intercept Diensten aan Opdrachtgever lever
Partijen	Intercept en Opdrachtgever
Intercept	de besloten vennootschap Intercept B.V. (ingeschreven bij het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer: 58096973), zijnde de gebruiker van de Voorwaarden
Diensten	alle (aanvullende) diensten en/of (technische) werkzaamheden, van welke aard dan ook, die door Intercept uit hoofde van de Overeenkomst worden verricht, waaronder het verrichten van consultancydiensten en het ontwikkelen en/of in gebruik geven van Software
Software	alle al dan niet op basis van gebruikerslicentie(s) aan Opdrachtgever ter beschikking gestelde of geleverde en/of ten behoeve van Opdrachtgever ontwikkelde software en/of overige software gerelateerde middelen waaronder softwarematige interfaces, (mobiele) applicaties, webapplicaties en/of (overige) door of via Intercept aan Opdrachtgever ter beschikking gestelde beheer- en/of gebruikersomgevingen, waaronder begrepen maar niet beperkt tot Microsoft Azure, met inbegrip van instructie- documentatiemateriaal en overige informatie behorende bij de software
Persoonsgevens	alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon
Verwerkingsverantwoordelijke	de Opdrachtgever
Verwerker	Intercept
Sub-Verwerker	is de natuurlijke perso(o)n(en) en/of rechtsperso(o)n(en) die door Verwerker wordt ingeschakeld om namens Verwerker (een deel van) de verwerking van persoonsgegevens uit te voeren in opdracht van de Verwerkingsverantwoordelijke zoals bepaald in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
Verwerkingsovereenkomst	Deze verwerkingsovereenkomst van Intercept

Deze Verwerkersovereenkomst maakt integraal onderdeel uit van de afspraken tussen Partijen overeengekomen in een Overeenkomst zoals bepaald in de Intercept Algemene Voorwaarden.

in aanmerking nemende dat

Verwerkingsverantwoordelijke met verwerker een overeenkomst heeft gesloten en Verwerkingsverantwoordelijke voor de uitvoering van die overeenkomst Verwerker in wenst te schakelen;
Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker ten behoeve van het voorgaande een Overeenkomst hebben gesloten, met als doel het uitvoeren van de dienstverlening conform overeengekomen is in de Overeenkomst;
Verwerker bij de uitvoering van de Overeenkomst aangemerkt kan worden als Verwerker in de zin van artikel 4 lid 8 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: “AVG”);
Verwerkingsverantwoordelijke aangemerkt wordt als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4 lid 7 AVG;
Waar in deze Verwerkersovereenkomst gesproken wordt over persoonsgegevens, hiermee persoonsgegevens in de zin van artikel 4 lid 1 AVG worden bedoeld;
Verwerkingsverantwoordelijke de doeleinden en middelen aanwijst voor de verwerking en waarvoor de hierin genoemde voorwaarden gelden;
Verwerker hiertoe bereid is en tevens bereid is de verplichtingen omtrent beveiliging en andere aspecten van de AVG na te komen, voor zover dit binnen zijn macht ligt;
De AVG aan de Verwerkingsverantwoordelijke de plicht oplegt om ervoor zorg te dragen dat Verwerker voldoende waarborgen biedt ten aanzien van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen;
De AVG daarnaast aan de Verwerker de plicht oplegt om toe te zien op de naleving van die maatregelen;
Partijen, mede gelet op het vereiste uit artikel 28 lid 3 AVG, hun rechten en plichten schriftelijk wensen vast te leggen middels deze verwerkersovereenkomst (hierna: “Verwerkersovereenkomst”);
Waar in deze Verwerkersovereenkomst gerefereerd wordt aan bepalingen uit de AVG, tot 25 mei 2018 de corresponderende bepalingen uit de Wet bescherming persoonsgegevens (hierna: “Wbp”) worden bedoeld.

Artikel 1. Doeleinden van verwerking

Verwerker verbindt zich onder de voorwaarden van deze Verwerkersovereenkomst in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens te verwerken. Verwerking zal uitsluitend plaatsvinden in het kader van de Verwerkersovereenkomst teneinde het uitvoeren van de dienstverlening conform overeengekomen is in de Overenkomst te bereiken en die doeleinden die met nadere instemming zijn vastgelegd in de Overeenkomst.
De persoonsgegevens die door Verwerker in het kader van de Overeenkomst (zullen) worden verwerkt, en de categorieën betrokkenen van wie deze afkomstig zijn, zijn opgenomen in Bijlage 1. Verwerker zal de persoonsgegevens niet voor enig ander doel verwerken dan zoals door Verwerkingsverantwoordelijke is vastgesteld. Verwerkingsverantwoordelijke zal Verwerker op de hoogte stellen van de verwerkingsdoeleinden voor zover deze niet reeds in deze Verwerkersovereenkomst zijn genoemd.
De Verwerker heeft geen zeggenschap over het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens. Verwerker neemt geen zelfstandige beslissingen over de ontvangst en het gebruik van de persoonsgegevens, de verstrekking aan derden en de duur van de opslag van persoonsgegevens.

Artikel 2. Verplichtingen Verwerkingsverantwoordelijke

Ten aanzien van de in artikel 1 genoemde verwerkingen zal Verwerker zorg dragen voor de naleving van de voorwaarden die, op grond van de AVG, worden gesteld aan het verwerken van persoonsgegevens door Verwerker vanuit diens rol.
Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke, op diens verzoek daartoe en binnen een redelijke termijn, informeren over de door hem genomen maatregelen aangaande zijn verplichtingen onder deze Verwerkersovereenkomst.
De verplichtingen van de Verwerker die uit deze Verwerkersovereenkomst voortvloeien, gelden ook voor degenen die persoonsgegevens verwerken onder het gezag van Verwerkingsverantwoordelijke.
Het verwerken van persoonsgegevens door Verwerker zal nimmer met zich meebrengen dat de databases van Verwerker worden verrijkt met de gegevens afkomstig uit de datasets van Verwerkingsverantwoordelijke tenzij het de gegevens in geaggregeerde, niet herleidbare, vorm betreft. In dat geval is het Verwerker toegestaan deze gegevens voor eigen overige doeleinden te gebruiken.
Verwerker zal de Verwerkingsverantwoordelijke onmiddellijk in kennis stellen indien naar zijn mening een instructie van de Verwerkingsverantwoordelijke in strijd is met de in lid 1 bedoelde wetgeving.

Artikel 3. Doorgifte van persoonsgegevens

Verwerker mag de persoonsgegevens verwerken in landen binnen de Europese Economische Ruimte (hierna: “EER”). Doorgifte naar landen buiten de EER is niet toegestaan.

Artikel 4. Verdeling van verantwoordelijkheid

De toegestane verwerkingen zullen door Verwerker worden uitgevoerd binnen een (semi-)geautomatiseerde omgeving.
Verwerker is louter verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens onder deze Verwerkersovereenkomst, overeenkomstig de instructies van Verwerkingsverantwoordelijke en onder de uitdrukkelijke (eind)verantwoordelijkheid van Verwerkingsverantwoordelijke. Voor alle overige verwerkingen van persoonsgegevens, waaronder in ieder geval begrepen maar niet beperkt tot de verzameling van de persoonsgegevens door de Verwerkingsverantwoordelijke, verwerkingen voor doeleinden die niet door Verwerkingsverantwoordelijke aan Verwerker zijn gemeld, verwerkingen door derden en/of voor andere doeleinden, is Verwerker niet verantwoordelijk. De verantwoordelijkheid voor deze verwerkingen rust uitsluitend bij Verwerkingsverantwoordelijke.
Verwerkingsverantwoordelijke staat er voor in dat de inhoud, het gebruik en de opdracht tot de verwerkingen van de persoonsgegevens zoals bedoeld in deze Verwerkersovereenkomst, niet onrechtmatig is en geen inbreuk maken op enig recht van derden.
Vanaf het moment dat de AVG op 25 mei 2018 van toepassing wordt, zullen Partijen een register bijhouden van de onder deze Verwerkersovereenkomst geregelde verwerkingen.

Artikel 5. Inschakelen van derden of onderaannemers

Verwerker zal zijn activiteiten die bestaan uit het verwerken van Persoonsgegevens of vereisen dat Persoonsgegevens verwerkt worden, niet uitbesteden aan een sub-verwerker zonder voorafgaande berichtgeving van Verwerkingsverantwoordelijke. Het voorgaande is niet van toepassing op de in Bijlage 2 vermelde Sub-verwerkers. Gedurende de looptijd van deze Overeenkomst kan Verwerker de Sub-verwerkers in Bijlage 2 aanvullen en/of wijzigen. Verwerkingsverantwoordelijke kan bezwaar maken tegen het inschakelen van een andere Sub-verwerker, maar zal haar toestemming voor de inschakeling van andere Sub-verwerkers niet op onredelijke gronden onthouden.
Voor zover Verwerkingsverantwoordelijke instemt met de inschakeling van een Sub-Verwerkingsverantwoordelijke, zal Verwerker aan deze Sub-verwerker dezelfde of strengere verplichtingen opleggen als voor hemzelf uit deze Verwerkersovereenkomst en de wet voortvloeien. Verwerker zal deze afspraken schriftelijk vastleggen en zal toezien op de naleving daarvan door de Sub-verwerker. Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke op verzoek afschrift verstrekken van de met de Sub-verwerker gesloten overeenkomst(en).
Niettegenstaande de toestemming van Verwerkingsverantwoordelijke voor het inschakelen van een Sub-verwerker die in opdracht van de Verwerker (gedeeltelijk) gegevens verwerkt, blijft Verwerker volledig aansprakelijk jegens Verwerkingsverantwoordelijke voor de gevolgen van het uitbesteden van werkzaamheden aan een Sub-verwerker. De toestemming van Verwerkingsverantwoordelijke voor het uitbesteden van werkzaamheden aan een Sub-verwerker laat onverlet dat voor de inzet van Sub-verwerkers in een land buiten de Europese Economische Ruimte toestemming vereist is.

Artikel 6. Beveiliging

Verwerkerzal zich inspannen passende technische en organisatorische maatregelen te nemen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen van persoonsgegevens, tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking (zoals onbevoegde kennisname, aantasting, wijziging of verstrekking van de persoonsgegevens).
Verwerker zal zich inspannen de beveiliging te laten voldoen aan een niveau dat, gelet op de stand van de techniek, de gevoeligheid van de persoonsgegevens en de aan het treffen van de beveiliging verbonden kosten, niet onredelijk is.
Indien blijkt dat een noodzakelijke beveiligingsmaatregel ontbreekt, zal Verwerker ervoor zorgdragen dat de beveiliging voldoet aan een niveau dat, gelet op de stand van de techniek, de gevoeligheid van de persoonsgegevens en de aan het treffen van de beveiliging verbonden kosten, niet onredelijk is.
6.4 Verwerker werkt aantoonbaar in overeenstemming met ISO27001.

Artikel 7. Meldplicht

In het geval van een datalek (waaronder wordt verstaan: een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens) zal Verwerker Verwerkingsverantwoordelijke daarover onverwijld dan wel uiterlijk binnen achtenveertig (24) uur informeren, naar aanleiding waarvan Verwerkingsverantwoordelijke beoordeelt of zij de toezichthoudende autoriteiten en/of betrokkenen zal informeren of niet. Verwerker spant zich naar beste kunnen in om de verstrekte informatie volledig, correct en accuraat te maken.
Verwerkingsverantwoordelijke zal zorgdragen voor het voldoen aan eventuele (wettelijke) meldplichten. Indien de wet- en/of regelgeving dit vereist zal Verwerker meewerken aan het informeren van de ter zake relevante autoriteiten en eventueel betrokkenen.
De meldplicht behelst in ieder geval het melden van het feit dat er een lek is geweest, alsmede voor zover bekend bij Verwerker:
1. de datum waarop het lek heeft plaatsgevonden (indien geen exacte datum bekend is: de periode waarbinnen het lek heeft plaatsgevonden);
2. wat de (vermeende) oorzaak is van het lek;
3. de datum en het tijdstip waarop het lek bekend is geworden bij Verwerker of bij een door hem ingeschakelde derde of onderaannemer;
4. het aantal personen waarvan gegevens zijn gelekt (indien geen exact aantal bekend is: het minimale en maximale aantal personen waarvan gegevens zijn gelekt);
5. een omschrijving van de groep personen van wie gegevens zijn gelekt, inclusief het soort of de soorten persoonsgegevens die gelekt zijn;
6. of de gegevens versleuteld, gehasht of op een andere manier onbegrijpelijk of ontoegankelijk zijn gemaakt voor onbevoegden;
7. wat de voorgenomen en/of reeds ondernomen maatregelen zijn om het lek te dichten en om de gevolgen van het lek te beperken;
8. contactgegevens voor de opvolging van de melding.

Artikel 8. Rechten van betrokkenen

In het geval dat een betrokkene een verzoek tot uitoefening van zijn/haar wettelijke rechten richt aan Verwerker, zal Verwerker het verzoek doorsturen aan Verwerkingsverantwoordelijke en de betrokkene hiervan op de hoogte stellen. Verwerkingsverantwoordelijke zal het verzoek vervolgens verder zelfstandig afhandelen. Indien blijkt dat de Verwerkingsverantwoordelijke hulp benodigd heeft van de Verwerker voor de uitvoering van een verzoek van een betrokkene, dan kan de Verwerker hiervoor kosten in rekening brengen.

Artikel 9. Geheimhoudingsplicht

Op alle persoonsgegevens die Verwerker van Verwerkingsverantwoordelijke ontvangt en/of zelf verzamelt in het kader van deze Verwerkersovereenkomst, rust een geheimhoudingsplicht jegens derden. Verwerker zal deze informatie niet voor een ander doel gebruiken dan waarvoor hij deze heeft verkregen, tenzij deze in een zodanige vorm is gebracht dat deze niet tot betrokkenen herleidbaar is.
Deze geheimhoudingsplicht is niet van toepassing voor zover Verwerkingsverantwoordelijke uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven om de informatie aan derden te verschaffen, indien het verstrekken van de informatie aan derden logischerwijs noodzakelijk is gezien de aard van de verstrekte opdracht en de uitvoering van deze Verwerkersovereenkomst, of indien er een wettelijke verplichting bestaat om de informatie aan een derde te verstrekken.

Artikel 10. Audit

Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht om audits uit te laten voeren door een onafhankelijke ICT-deskundige die aan geheimhouding is gebonden ter controle van naleving van alle punten uit deze Verwerkersovereenkomst.
Deze audit vindt uitsluitend plaatst nadat Verwerkingsverantwoordelijke de bij Verwerker aanwezige soortgelijke auditrapportages heeft opgevraagd, beoordeeld en redelijke argumenten aanbrengt die een door Verwerkingsverantwoordelijke geïnitieerde audit alsnog rechtvaardigen. Een dergelijke audit wordt gerechtvaardigd wanneer de bij Verwerker aanwezige soortgelijke auditrapportages geen of onvoldoende uitsluitsel geven over het naleven van deze Verwerkersovereenkomst door Verwerker. De door Verwerkingsverantwoordelijke geïnitieerde audit vindt binnen twee weken plaats na voorafgaande aankondiging door Verwerkingsverantwoordelijke, en en alleen op basis van het ontstaan van redenen daarvoor op basis van afwijkingen en incidenten.
Verwerker zal aan de audit meewerken en alle voor de audit redelijkerwijs relevante informatie, inclusief ondersteunende gegevens zoals systeemlogs, en medewerkers zo tijdig mogelijk en binnen een redelijke termijn, waarbij een termijn van maximaal twee weken redelijk is tenzij een spoedeisend belang zich hiertegen verzet, ter beschikking stellen. Verwerkingsverantwoordelijke zal er zorg voor dragen dat de audit een zo min mogelijk bedrijfsverstorend effect op de overige werkzaamheden van Verwerker veroorzaakt.
De bevindingen naar aanleiding van de uitgevoerde audit zullen door Partijen in onderling overleg worden beoordeeld en, naar aanleiding daarvan, al dan niet worden doorgevoerd door één van de Partijen of door beide Partijen gezamenlijk.
De redelijke kosten voor de audit worden door de Verwerkingsverantwoordelijke gedragen, met dien verstande dat de kosten voor de in te huren derde altijd door Verwerkingsverantwoordelijke zullen worden gedragen
Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke ondersteunen bij de uitvoering van een Data Protection Impact Assessment (hierna: ‘DPIA’) wanneer Verwerker dit op grond van de AVG verplicht is. Deze ondersteuning kan zich onder andere uiten in het ter beschikking stellen van de benodigde informatie door Verwerker aan Verwerkingsverantwoordelijke, voor het correct uitvoeren van de DPIA.

Artikel 11. Aansprakelijkheid

Verwerkingsverantwoordelijke draagt volledige verantwoordelijkheid en is uit dien hoofde volledig aansprakelijk voor het gestelde doel van verwerking, het gebruik en de inhoud van de persoonsgegevens, de verstrekking aan derden, de duur van de opslag van de persoonsgegevens, de wijze van verwerking en de daartoe gehanteerde middelen.
Verwerkingsverantwoordelijke vrijwaart Verwerker tegen iedere (schade)vordering, uit welke hoofde dan ook, van betrokkenen of derden wegens schending van de Algemene Verordening Gegevensbescherming of overige wettelijke verplichtingen alsmede de in deze verwerkersovereenkomst opgenomen verplichtingen, tenzij en voor zover de (schade)vordering gebaseerd is op enige aan Verwerker toerekenbare tekortkoming in de nakoming van haar verplichtingen op grond van deze verwerkersovereenkomst.
Verwerker is jegens Verwerkingsverantwoordelijke aansprakelijk zoals bepaald in de Overeenkomst. De aansprakelijkheid van de Verwerker is te allen tijde beperkt tot drie maal de waarde van de opdracht zoals genoemd in de Overeenkomst, dan wel, indien er sprake is van een duurovereenkomst met een looptijd langer dan een jaar, beperkt tot maximaal het verzekerde bedrag, met dien verstande dat in artikel 13.1 van de Algemene Voorwaarden van Verwerker onder “het bedrag dat de verzekeraar in voorkomend geval uitkeert” ook het eventuele eigen risico van Verwerker wordt verstaan.

Artikel 12. Duur en beëindiging

Deze Verwerkersovereenkomst is aangegaan voor de duur zoals bepaald in de Overeenkomst tussen Partijen en bij gebreke daarvan in ieder geval voor de duur van de samenwerking.
De Verwerkersovereenkomst kan tussentijds niet worden opgezegd.
Partijen mogen deze Verwerkersovereenkomst alleen wijzigen met wederzijdse schriftelijke instemming.
Na beeindiging van de Verwerkersovereenkomst vernietigt Verwerker de van Verwerkingsverantwoordelijke ontvangen persoonsgegevens onverwijld, tenzij partijen anders overeenkomen.
Verplichtingen welke naar hun aard bestemd zijn om ook na beëindiging van deze Verwerkersovereenkomst voort te duren, blijven na beëindiging van deze Verwerkersovereenkomst gelden. Tot deze bepalingen behoren bijvoorbeeld die welke voortvloeien uit de bepalingen betreffende geheimhouding, aansprakelijkheid, geschillenbeslechting en toepasselijk recht.

Artikel 13. Overige bepalingen

De Verwerkersovereenkomst en de uitvoering daarvan worden beheerst door Nederlands recht.
Alle geschillen, die tussen Partijen mochten ontstaan in verband met de Verwerkersovereenkomst, zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement van de rechtbank die ook bevoegd is in het kader van de Overeenkomst te oordelen.
Indien één of meer bepalingen van de Verwerkersovereenkomst niet rechtsgeldig blijken te zijn, zal de Verwerkersovereenkomst voor het overige van kracht blijven. Partijen overleggen alsdan over de bepalingen welke niet rechtsgeldig zijn, teneinde een vervangende regeling te treffen die wel rechtsgeldig is en zoveel mogelijk aansluit bij de strekking van de te vervangen regeling.
Indien de privacywetgeving wijzigt, zullen partijen meewerken deze Verwerkersovereenkomst aan te passen teneinde aan deze wetgeving te kunnen (blijven) voldoen.
In geval van strijdigheid van verschillende documenten of de bijlagen daarvan, geldt de volgende rangorde:
1. deze Verwerkersovereenkomst;
2. de Overeenkomst;
3. de Algemene Voorwaarden van (sub-)Verwerker;
4. eventuele aanvullende voorwaarden.