Wat is Microsoft’s Enterprise Agreement (EA)?
Het Enterprise Agreement (EA) is een driejarig vast contract voor Microsoft’s volumelicenties, ontworpen voor grote ondernemingen met minimaal 500 apparaten (pc’s) of gebruikers.
(In sommige gevallen kan Microsoft hiervan afwijken en deze hoeveelheid verlagen).
Sommige organisaties geven de voorkeur aan EA omdat het een holistische benadering biedt voor toegang tot producten en diensten. EA biedt een gestructureerd contract voor stabiele budgettering en kostenefficiëntie, vooral voor grote organisaties.
Maar EA-contracten vereisen een voorafgaande verplichting, wat betekent dat je eventuele gekochte tegoeden moet gebruiken voordat het contract afloopt. Voor Azure schat Microsoft hoeveel verbruik een klant waarschijnlijk nodig heeft tijdens het eerste jaar.
Hoe werkt Microsoft EA?
Het contract heeft vaste prijzen, dus prijsstijgingen hebben geen invloed op je bedrijf. Het biedt ook “programmatic” kortingen, afhankelijk van het aantal gebruikers of apparaten dat je hebt:
| Kortingsniveau |
Aantal gebruikers of apparaten |
| A |
500 - 2399 |
| B |
2400 - 5999 |
| C |
6000 - 14999 |
| D |
vanaf 15000 |
Voor betalingen kun je kiezen tussen alles vooraf betalen of spreiden. Het contract duurt meestal drie jaar, maar Microsoft kan ook proberen je meteen vast te leggen voor vijf jaar.
Elk jaar tijdens de looptijd heb je de kans om toe te voegen of af te schalen:
- Apparaten
- Hardware
- Gebruikers met software
- Online diensten
*Tenminste, als deze zijn opgenomen in je overeenkomst. Dit wordt ook wel “true-up” genoemd.
Je hebt ook de mogelijkheid om met drie jaar te verlengen. Maar meestal is het beter om te vernieuwen. Vernieuwen en opnieuw onderhandelen over een Microsoft Enterprise Agreement (EA) is vaak de beste keuze, omdat je anders waarschijnlijk nieuwe incentives, up-to-date voordelen, etc., misloopt. Bovendien kun je bij verlenging contractwijzigingen doorvoeren om ze beter af te stemmen op je behoeften of toekomstige plannen.
Kenmerken van EA
- Driejarig contract (soms vijf jaar)
- Geschikt voor grote organisaties
- Minimaal 500 gebruikers vereist
- Inclusief Microsoft-producten en -diensten (zoals Azure en Microsoft 365)
- FLC- en M365-portals voor licentiebeheer
- Gestructureerd, volwassen contract met Microsoft (met mogelijkheid tot amendement)
- Directe ondersteuningsrelatie met Microsoft (context en facturering)
- Rechtstreekse onderhandelingen met Microsoft
- Vaste prijzen (beschermd tegen stijgingen)
- Programmatic kortingen
- Voorafgaande verplichting
De voordelen van Microsoft EA’s
Het aangaan van meerjarige contracten kan beperkend aanvoelen, maar het Microsoft Enterprise Agreement kan de moeite waard zijn, vooral voor grote organisaties met substantiële softwarebehoeften. Wat zijn de voordelen van Microsoft Enterprise Agreement (EA)?
- Kostenbesparingen (*alleen voor grote organisaties): EA’s bieden vaak kortingen voor grootschalige volumelicenties, wat ze aantrekkelijk maakt voor grote ondernemingen. Ze kunnen kosten vastzetten en beschermen tegen mogelijke prijsstijgingen van Microsoft. (Daarnaast biedt het gelaagde kortingen op basis van het aantal gebruikers/apparaten).
- Vereenvoudigd licentiebeheer: Het beheren van grote hoeveelheden softwarelicenties kan uitdagend zijn, maar EA vereenvoudigt dit met één overeenkomst, wat tijd en administratieve kosten bespaart.
- Voorspelbare budgettering: Typische contracten duren drie jaar, wat voorspelbare budgettering mogelijk maakt.
- Microsoft-diensten en -aanbiedingen: Alle Microsoft-diensten en -aanbiedingen zijn beschikbaar binnen EA, inclusief Dev-Test tarieven en Microsoft Consulting Services.
Het EA-model is bijzonder interessant voor grote organisaties, zoals bedrijven met minimaal 3000 gebruikers. Organisaties die verwachten veel gebruik te maken, kunnen ook aanzienlijk besparen dankzij de meerjarige structuur van EA.
Nadelen van Microsoft EA’s
Hoewel EA aantrekkelijk kan zijn voor grote organisaties en bedrijven met voorspelbare IT-behoeften, wegen de nadelen vaak zwaarder voor de meeste bedrijven (vooral kleinere en dynamische organisaties). Wat zijn de nadelen van Microsoft Enterprise Agreement (EA)?
- Ondersteuning op eigen kosten: Je moet een eigen ondersteuningscontract (Premier Support) hebben bij een EA. De kosten hiervan zijn voor eigen rekening. In plaats van proactieve ondersteuning in je omgeving, moet je mogelijk verzoeken indienen of een ticket loggen voor hulp.
- Voorafgaande verplichting en kosten: Bij EA-contracten zitten organisaties vast aan vooraf bepaalde licenties voor drie jaar. Dit maakt het lastig om snel aan te passen aan veranderende IT-behoeften (bij groei of krimp van het bedrijf).
- Minimale vereiste: Een EA-contract is alleen beschikbaar voor bedrijven met 500 (of meer) apparaten of gebruikers, wat betekent dat kleine bedrijven vaak buitenspel staan.
- Schaalbaarheid wordt problematisch: Bij EA heb je vooraf betaald, dus kostenbesparende maatregelen zoals automatisch schalen verminderen je uitgaven niet. (Voor Azure kun je in het 2e jaar “true-down” doen, maar niet voor andere Microsoft-producten).
- Gebrek aan flexibiliteit: EA is niet het meest flexibele model. Zodra het is ondertekend, wordt het moeilijk om licenties of gebruikersaantallen aan te passen.
Wat is het Microsoft Cloud Solution Provider (CSP) programma?
Het Microsoft CSP (Cloud Solution Provider) programma is een modern en schaalbaar licentiemodel voor bedrijven die flexibiliteit nodig hebben bij het aanschaffen en beheren van softwarelicenties en -diensten.
In plaats van een driejarige verplichting (zoals bij EA), kun je maandelijks betalen. Je kunt licenties en diensten toevoegen of verwijderen en betaalt alleen voor wat je echt gebruikt. CSP omvat producten en diensten zoals Microsoft 365 en Microsoft Azure.
Hoe werkt Microsoft CSP?
Bij Microsoft CSP is de partner het enige aanspreekpunt voor de hele overeenkomst. Ze beheren het volledige proces; inkoop, facturering en technische ondersteuning. Ze stellen licenties in en bieden flexibele betalingsopties, zoals maandelijkse facturering en op maat gemaakte oplossingen.
Partners zoals Intercept beheren schaalbaarheid en provisioning, waardoor CSP een hands-on, klantgericht model is. De partner opereert onder een Microsoft Service Level Agreement (SLA), wat betekent dat beschikbaarheid, reactietijden en ondersteuningsnormen voldoen aan de vereisten van Microsoft. De juiste partner kan helpen om het meeste uit Azure te halen.
Kenmerken van CSP
- Maandelijks betalen in plaats van jaarlijks
- Alleen betalen voor wat je gebruikt
- Microsoft-partner die implementatie, beheer, facturering en ondersteuning verzorgt
- Prijzen gebaseerd op de toegevoegde waarde van de CSP
- Altijd up-to-date diensten (geen Software Assurance nodig)
- Geen minimale gebruikersvereiste of initiële kosten
- Ideaal voor bedrijven met veranderende behoeften (gemakkelijk op- of afschalen)
- Vaak de beste keuze voor organisaties tot 2500 gebruikers
- Partnerportaal (Intercept Klantenportaal) naast het M365-portaal
Voordelen CSP
Het CSP-programma biedt verschillende voordelen voor bedrijven die meer flexibiliteit zoeken:
- Lage instapdrempels: Geen minimale gebruikersvereiste (zoals bij EA).
- Lagere initiële kosten: Maandelijks betalen op basis van gebruik zonder voorafgaande kosten.
- Flexibiliteit en schaalbaarheid: Je kunt licenties toevoegen of verwijderen en maandelijks betalen, wat aanpassing aan de vraag vergemakkelijkt.
- Kostenbesparingen: Bedrijven kunnen hun gebruik en uitgaven afstemmen op werkelijk gebruik, oftewel “betalen voor wat je gebruikt”. Bovendien kun je via CSP kortingen krijgen, terwijl je bij EA de prijslijst betaalt.
- Proactieve en persoonlijke ondersteuning: CSP-partners bieden actieve monitoring en ondersteuning om prestaties te optimaliseren en problemen te voorkomen.
- Diepgaande partnerkennis: CSP-partners kennen je omgeving en kunnen waardevolle aanbevelingen doen.
- Vereenvoudigd licentiebeheer: CSP’s nemen vaak administratieve taken uit handen, zodat bedrijven zich kunnen concentreren op hun kernactiviteiten.
- Operationele efficiëntie: Partners stroomlijnen technische en operationele taken onder één provider, wat jouw team meer ruimte geeft om zich te richten op bedrijfsdoelstellingen.
Nadelen CSP
Hoewel CSP veel voordelen biedt, is het niet perfect en kent het beperkingen, vooral voor grotere organisaties:
- Prijzen: Grote bedrijven die in aanmerking komen voor niveau C- of D-kortingen onder EA, vinden CSP-prijzen vaak minder voordelig.
- Prijsbescherming en budgetzekerheid: EA legt prijzen vast voor drie jaar, wat budgetzekerheid biedt. CSP heeft niet hetzelfde niveau van voorspelbaarheid, hoewel functies zoals jaarlijkse facturering en Azure gereserveerde instanties dit gedeeltelijk compenseren.
- Aangepaste voorwaarden: Grotere organisaties met complexe behoeften vertrouwen vaak op aangepaste clausules in hun EA-contracten. CSP biedt niet dezelfde flexibiliteit.
Uitdagingen met traditionele licentiemodellen
Traditionele licentiemodellen, zoals het Microsoft Enterprise Agreement (EA), passen niet goed meer bij hoe bedrijven vandaag software licentiëren. EA is rigide en past zich niet goed aan hoe bedrijven groeien (of krimpen). Het grootste probleem is over-licentiëring.
Als je een Microsoft EA ondertekent, verbind je je voor drie jaar aan een bepaald aantal licenties. Als je bedrijf niet groeit, zit je vast aan een te hoog aantal licenties.
Hoewel je jaarlijks je licenties kunt “true-up” aanpassen, is toevoegen van licenties veel eenvoudiger dan verwijderen. Het true-up proces is bedoeld om nieuwe gebruikers of apparaten toe te voegen, niet om ze te verwijderen. Over-licentiëring is bij Microsoft simpelweg te gemakkelijk.
Het Cloud Solution Provider (CSP)-model is veel flexibeler en biedt vaak een betere prijsoptie.
Microsoft CSP vs EA: Een vergelijking
Zowel Microsoft EA als CSP bieden verschillende mogelijkheden om toegang te krijgen tot Microsoft’s uitgebreide assortiment aan software en diensten.
Verschillen tussen Microsoft EA en CSP
| Factureringsmethode |
Enterprise Agreement (EA) |
Cloud Solution Provider (CSP) |
| Contractduur |
3 jaar |
Bepaald in CSP-partnercontract |
| Korting |
Ja |
Ja |
| Verplichting |
Ja |
Nee |
| Minimale seats |
500+ gebruikers |
Geen minimum |
| Transactie door |
Microsoft of LSP |
Partner |
| Betaling |
Jaarlijks of vooraf |
Maandelijks |
| Prijsbescherming |
Einde termijn |
Einde abonnement |
| Ondersteuning |
Eigen |
Partner - gepersonaliseerd en proactief |
| Microsoft-programma’s |
Ja |
Ja |
| Portals |
FLC- en M365-portals voor licentiebeheer |
Partnerportals naast M365 |
| Beschikbaarheid |
Vrijwel alles |
Cloud-diensten |
| Gebruikers aanpassen |
Altijd verhogen; handmatig verlagen met 30 dagen opzegtermijn |
Op elk moment verhogen en verlagen |
| Programmatic |
Niveau A t/m D |
Geen |
| True-up facturering |
Jaarlijks |
Geen |
Welk licentie model is beter?
CSP biedt flexibiliteit en concurrerende prijzen, perfect voor kortetermijnprojecten of kleinere, dynamische organisaties. Hier betaal je alleen voor wat je gebruikt. Schaal op als de vraag toeneemt, schaal af als dat niet zo is — geen verplichtingen meer.
Bovendien kun je met Microsoft CSP je abonnementen aanpassen aan je budget en geavanceerde technische ondersteuning krijgen. Het CSP-model is beter als je meer flexibiliteit wilt bij het licentiëren en aanschaffen van Microsoft-producten en -diensten.
Toch kan de flexibiliteit van CSP-prijzen ook een nadeel zijn. Microsoft kan CSP-prijzen maandelijks aanpassen, terwijl EA vaste prijzen biedt voor drie jaar, wat meer budgetzekerheid oplevert.
Bij EA stem je in met het verbruik van een bepaald aantal, dat je moet behalen. Je moet je verbruik voorspellen voor een jaarlijks of driejarig contract om een hoge korting te krijgen. Als je meer gebruikt dan voorspeld, betaal je de prijslijst. Gebruik je minder, dan vervallen ongebruikte tegoeden. Voor velen is het moeilijk om dit correct te voorspellen.
Bovendien heeft EA volumekortingen voor grote organisaties, maar deze gaan gepaard met langetermijnverplichtingen en hoge initiële kosten. CSP’s kunnen ook kortingen bieden, afhankelijk van je uitgaven (zonder initiële verplichtingen).
Beide modellen ondersteunen Azure Reserved Instances (Reserveringen). In zowel CSP als EA kun je hiermee je Compute-kosten verlagen door je hierop vast te leggen voor 1-3 jaar.
Welke is beter? Dat hangt af van wat voor jou geschikt is. Laten we kijken welk model het beste past bij jouw bedrijf.
Welke past bij jou?
Je moet goed nadenken over flexibiliteit, verplichtingen en totale Microsoft-uitgaven bij het kiezen tussen EA en CSP.
Het draait om het begrijpen van jouw behoeften: CSP draait om aanpassingsvermogen en flexibiliteit, terwijl EA gericht is op structuur en voorspelbaarheid. Overweeg ook de omvang en structuur van je organisatie bij het nemen van een beslissing tussen EA en CSP.
Hier is de deal: EA is geweldig als je groot, stabiel bent en voorspelbaarheid wenst. Vaste prijzen, volumekortingen en gestructureerde contracten zijn logisch voor bedrijven met stabiele behoeften. Maar het is meestal duurder en werkt het beste voor bedrijven die zeker weten dat ze de komende drie jaar geen licentie-aantallen hoeven te veranderen.
Met langetermijnverplichtingen en initiële kosten moet je 100% zeker zijn dat je er optimaal gebruik van maakt.
CSP is een moderner en flexibeler alternatief. Het is ideaal voor bedrijven met wisselende behoeften of snelle groei. Je betaalt alleen voor wat je gebruikt, schaalt indien nodig, en laat je CSP-partner het zware werk doen. En het is mogelijk ook goedkoper.
- Als je structuur en voorspelbaarheid wilt, is EA mogelijk geschikt voor jou.
- Als flexibiliteit, aanpassingsvermogen en partnerondersteuning beter bij jouw behoeften passen, kies dan CSP.
